无论是在政府、企事业单位还是在各类团体组织中，会议室一直是人们进行信息发布、业务交流以及研讨的重要场所。
随着信息化的发展和信息技术的进步，当获取及传递个人信息的辅助工具（如电脑、手机、打印机等）在得到不断完善的同时，基于群体间信息互动交流的信息化辅助工具也得到了史无前例的进步。表现在会议室中，针对多人会议沟通效率提升的辅助设备正被越来越多的人所接受、认可和广泛使用，如投影机、电子白板、语音系统、远程视频系统等等，会议室辅助会议设备正朝着越来越智能的方向发展。
传统会议时代
在传统会议时代，会议室发挥着最本质的功能——提供会议场所，保证与会人员在一个相对不受干扰的环境中开会，与会人员相互之间主要是通过面对面的交流实现业务研讨以及决策的达成。由于会议中需要了解大量的业务背景资料，因此在会议前或会议进行中，会议组织者一般会发放纸质的会议资料供大家了解与分析。对于重要的决策型会议，会议需配置专门的会议纪要人员，记录会议中的相关言论。会议结束后，各与会人员需根据会议纪要进行会议内容的整理与确认，以保证在会议执行的过程中避免出现理解偏差和执行失误。整个会议过程中，无论是现场的组织、会议资料的印刷与分发、会议记录与整理等等工作，都由手工完成，无论是会前、会中还是会后，都有大量繁杂的工作需要准备和完成。
投影机会议时代
上世纪80年代，投影机开始陆续进入会议室，成为会议室的辅助显示工具。电脑、投影机和投影幕布的使用，为人们在沟通过程中的信息共享提供了极大的便利，影像资料、数字图片和通过计算机提供辅助素材的现场模拟可以通过视觉感受的途径让与会人员获得大量而充分的信息。
投影机出现后不久，复印式电子白板作为辅助表达的沟通工具来到了会议室。在显示的基础上，通过在复印式电子白板上书写和记录，能够将即时的灵感和思想表达出来，书写在电子白板上或打印在纸张上分发给与会人员，从而为与会人员提供一个探讨的平台。电脑、投影机、投影幕布、复印式电子白板的结合使用，改善了人们交流的方式，在一定程度上提高了会议的效率。
进入21世纪，在一些大型跨国企业、大型国营民生企业、政府职能机构等高端市场，跨时空的沟通需求越来越频繁。不仅如此，随着时代节奏的加快，人们希望相互之间的沟通能够越高效越好。面对高效、高频次和跨时空的信息沟通需求，作为辅助理解、辅助显示、辅助表达、与辅助通讯的沟通辅助工具成为必须。于是，在电脑、投影仪、复印式电子白板的基础上，智能化的会议设备如交互式电子白板、视频会议系统等相继出现，期待能够解决更高层次的沟通需求。
电脑、投影仪、复印式电子白板、交互式电子白板、远程视频会议系统等多个会议设备的组合应用，在会议室中扮演着不同的辅助沟通角色，各自发挥着不可或缺的职能和作用。事实证明，上述多个会议设备的组合使用带来了多人沟通行为方式革命性的变化，并逐渐发展成会议室的主流会议设备，被越来越多的人选择使用。但是，在普遍使用的过程中，由于会议室中多个辅助功能设备相互之间完全独立，给场地环境、设备的连接、调试、使用和维护等带来很多麻烦，也不利于信息的集中共享与分散使用，以致在会议过程中会不可避免地出现诸如辗转开关不同设备而造成会议冷场、对维护人员有更高的要求、多来源信息不兼容无法共享、会前内容的准备与会后信息的整理更加复杂等等一系列的问题，多样化的辅助设备反而成为会议高效新的障碍，融合多功能一体化简单易用的会议辅助设备成为会议室智能化发展的必然趋势。
智能会议时代
在现今的信息时代里，信息沟通越来越密切，行业与领域的界限也日趋模糊，基于形象化的“图形化”沟通模式不仅能够最大效率地提升沟通的效率，而且从根本上打破了由行业术语体系构筑的跨行业交流障碍。近几年来，这种新的交流模式以更便捷、更高效的沟通效果赢得了大家的青睐。从技术发展的角度来看，当多个单一功能且相互关联的设备发展到一定程度的时候，融合成为多功能一体化的辅助工具成为必然。VTRON智能会议通的出现适时顺应了上述需求。
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